医院基建档案管理存在问题

【摘 要】:在医院经营与服务中,医院基建设备与医护人员和患者的生活与治疗状态密切相关,但是在现实管理方面无论在档案资料的收集、整理、利用等方面存在诸多问题.本论文为此首先论述了现阶段我国医院基建设备档案管理现状,结合实证调查中存在的问题,提出相应的建议,形成理论和实践成果,以提高医院基建设备档案管理水平.

【关 键 词】:医院；基建；档案管理；问题；对策

中图分类号：R197文献标识码：A文章编号：1003-8809（2010）12-0256-02

当前我国已经进入医院快速发展期,许多医院不断扩张,民营医院不断新生.但是我国在医院基建设备建设与管理中漏洞百出,比如一些医院在相关档案管理中却保存不善,缺少相关资料,造成了一些排水管网损害却无法危害或者维修很困难的情况发生.

1当前我国医院基建设备档案管理存在的问题

当前我国基建设备档案在医院档案管理中是较不受重视的类别,花的时间和精力相对较少.而且医院基建部门往往重视不够,不想配合,认为材料放在手边用用就行了.基建部门一般随意找个临时工作为基建设备基建资料管理员,临时工有的甚至连基建设备基建项目材料的构成也不清楚,更不用说是符合归档的要求了.基建部门的基建施工管理员在用图纸等材料时往往随意涂写,用了资料后不会及时交回到资料保管员手中,资料保管员也不会主动地催收.这些客观存在的困难需要提高归档案意识来解决,因此,要普遍提高相关部门和人员的基建设备档案归档意识.

虽然我国《档案管理办法》颁布实施了多年,但是许多医院没有制定相关基建设备档案的收集、管理制度；有些医院所制定的基建设备档案规范因政策水平的差异而大相径庭.我们曾与调查问卷表明,被调查对象中100%的人员认为制度是医院基建设备档案收集的另一个难点,90.0%以上的人员认为现今的本医院基建设备档案归档范围应加以改进.同时各医院制定的归档范围内都会有基建设备档案的归档范围,但通常根据建设部《基建档案管理规定》实施细则来规定本医院的基建设备档案归档范围,缺少符合医院自身特点的医院基建设备档案归档范围.

我们在己归档的材料中发现,基建设备档案的材料普遍质量不高,如图纸的清洁程度、整齐程度等.有些图纸不是原件,而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况.同时医院主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间,有的建设工程虽已完工,但因工程款结算或其他问题仍未验收完毕,每年都有新的文件材料形成,这些文件材料与该工程相联系,是反映该建筑实际建设过程的真实记录.这些材料都应按该工程项目立卷归档,而不应不受时间长短的限制.这样才能保证案卷的成套性不受影响,有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行.

按规定,基础建设施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件.但调查表明,特殊载体的材料匾乏,要么没有相应的材料,即使有一些有特殊载体材料,其数量也不超过5%,给医院留下了不可弥补的损失.目前由于声像档案载体材料成本较高,而且属于“账外”档案,不易控制.许多建设声像档案形成部门,出于使用便利,不愿将其无偿交给档案部门管理,而往往从个人实际工作需要出发,对声像资料任意处置,致使照片底片损伤或丢失,录像制品也因多次使用,其中一些珍贵资料内容丢失.

2完善医院基建设备档案管理若干对策

医院档案部门可通过举办展览、宣传板报、召开会议、知识竞赛措施宣传国家有关档案的法律、法规及有关档案管理工作的知识,从而澄清档案利用中存在的模糊认识,提高对档案利用工作重要性的认识,唤起医院对档案利用工作的重视,激发医院利用档案愿望与热情,消除医院对档案工作的神秘感,引导更多的人利用档案,树立起利用档案的观念.档案人员要改变过去那种墨守成规、安于现状、等使用者上门的服务方式,面向市场经济,把开发利用工作的重心转移到经济建设服务中来.转变思想观念,变被动服务为主动服务.宣传建档意义,确立基建设备档案的重要地位.

基建设备档案和别的档案不同,比较大型或重点的建设项目,在基建档案馆是一定有一份备案的.因此,医院档案馆可以对大型、重点基建设备基建项目和本医院的一般基建设备基建项目档案管理分别对待,只保存医院经常利用的基建设备档案.这样可以在减少物力、财力的同时达到基建设备档案归档和可利用的效果.

进行部门立卷之后,医院的基建设备档案最终还是要由基建部门移交档案馆,这就要求档案部门制定一个可行的接收移交工作制度.在日常的工作交流中,笔者发现,各医院对基建设备档案的归档无固定时间,常常是被动地接收基建部门移交的档案.有了一个切实可行的基建设备档案接收移交制度,可以改变档案馆对基建设备档案管理的这种被动局面,从而主动有效地指导、监督基建设备档案的及时规范地归档.比如说在制度中规定,基建设备基建项目档案要在竣工后的三个月内移交,要规定具体的事由具体哪一个岗位上的人负责,责任到人.

从基建设备档案形成情况看,多数医院建院历史悠久,但又非专门建筑单位,所以基建设备档案跨越历史时间较长,绝对数量较大,每年新增档案数量相对有限.因此,如购置专用扫描设备,在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后,未来每年的工作量是不充分的.但是考虑投入―产出相比关系,医院档案部门专为基建设备基建图纸扫描而购置大型、高效扫描仪,经费投入过高,且相对于专业建筑设计单位工作量,投入与产出不成比例.为此,可采用社会化服务方式,由建筑设计专业图文公司负责将基建设备基建图纸进行扫描、制成图形文本及光盘刻录工作.

总之,在新时期下,做好医院基建设备档案管理,己成为医院基建部门和医院档案管理部门工作的重要组成部分,还需要我们共同加强管理与研究.