浅淡工伤保险档案管理

【摘 要 】随着我国经济的持续快速发展,工业化和城市化进程加快,工伤保险制度作为我国民生工程社会保障制度的重要内容之一理当受到关注.在对现状的反思后,发现我国工伤保险档案管理存在一些问题,档案信息化进程需要得到推进.

【关 键 词 】工伤保险；档案；信息化

工伤保险是劳动者的一项基本权利,为确保劳动者享有这一权利,国家通过建立法规强制实施工伤保险制度.由于工伤属于意外事故,具有不可预知和难以逆转的特点,对个人以及其家庭往往造成巨大的痛苦和损失,因而必须强制参保.

因工伤人员在社会上分布不均,必须依靠社会力量进行保险,通过统筹基金的办法,使得工伤保险的劳动风险得到分散,解决企业和地区之间承受的不同压力"这样操作,体现了互济性,对企业和劳动者形成保护机制,在较大范围内分散风险.

劳动者依法享有工伤社会保险基金,这是劳动者的身体健康以及安全得到保障的基础,而且基金由国家财政提供担保,由隶属于政府部门的非盈利性质的事业单位经办实行专款专用,确保受保人享有应有的福利.

社会科技的高速发展带动了档案事业的发展,同时也使得档案管理工作变得更加复杂,传统的档案管理制度已无法适应新形势下档案管理的需求,因此发展新型档案管理模式显得尤为重要.科学化、规范化的档案管理是现代档案管理的需求,我国的档案管理很多仍处于传统的管理模式,档案管理工作存在着很多不足,主要体现在下面三个方面：

档案的随意摆放使得档案的集中管理出现问题,档案的类别划分不清,使得档案的归类和查找需要花费一定时间,而且容易使得重要的业务档案没有特别标记并纳入重点管理范围,极容易造成档案遗失,不仅如此,这样还容易使得档案的管理出现业务交叉,出现问题时出现责任不清,相互推卸的情况.

据调查,现阶段大多数机构仍然是利用人工来进行档案信息的记录与保存,而不是利用现代化的计算机系统进行电子化管理,利用计算机进行档案信息的录入与查找.因此使得人工查找业务档案的过程变得困难,往往花费很多时间却难有成效.但是随着业务档案数量与信息的不断增多,原有人工的档案管理模式的弊端日益凸显,繁杂的资料使得参保人员信息的查阅更新变得困难,不仅对社会保险业务的效率和质量造成影响.

很多档案管理人员是临时招进来的人员,没有相关的专业知识,也未曾进行相关的业务培训,工作质量无法保证.

这主要指的是纸质档案、声像档案和实物档案等档案的信息化.对于纸质档案,一般通过扫描的方法,将得到的图片文件进行转换,将其中的的文字转化为文档文件；声像档案则利用计算机系统,将一些转录设备与其进行连接,转化后得到音、视频文件；而实物档案,一般通过照相、摄影等手段形成影像、视频文件,然后进行保存处理.所以,为了实现档案的信息化,开发一套工伤保险业务档案管理信息系统是必要的,通过整合资源,使得系统的信息数据得到充分利用,建立档案系统时信息的录入变得快捷高效,提高档案的管理效率.

档案信息的编目是档案管理中的一项重要步骤,在传统编目基础上通过利用计算机系统的快速分类,使得档案信息得以很好的归类,提高了管理效率,这种方法工作量小,操作性强,容易取得实效.

档案信息化工作中检索是很关键的一部分,也是档案信息化水平高低的一种体现.由于档案分类的局限性,一些具有相关性的文件资料由于门类原因被划分在不同的类别,因此如果需要查询详细的档案资料,就需要进行不同门类的信息搜索.通过跨网络的分布式查询,满足检准率的要求.

传递档案信息有很多途径.其中最具高效的是网络服务模式,它是利用计算机网络结合档案编研工作的特点,发展出来的一项新途径,也是时下研究档案管理的一项热点.通过进行档案的高效传递可以将档案信息通过网络快速发送给咨询者,为其提供档案相关信息.

推行工伤保险档案信息化,利用网络进行传递档案,电子符号代替了数据资料,档案信息流动过程中的签章等确认手段不存在了,这使得档案信息的真实性得不到保障.容易造成信息的截取、泄露、篡改等问题.在这个方面,我们需要加强档案数据文件的加密保护和严格管理,在信息的源头上做好管理工作,保证各种需要归档的资料具有真实性和完整性,为工伤保险档案的归档做好前期工作.

档案信息化条件下,原始资料档案和档案信息发生了分离,为了保证档案的真实可靠,在输入原始档案信息时,通过利用图像文档管理技术,扫描原始档案并录入到计算机系统里,方面搜索与传递.同时,原始档案资料必须装订成册妥善保管,而且定期需要进行核对,保管备查.

建设工伤保险档案的信息化制度,对档案管理人员的业务素质和道德修养素质提出了新的要求,需要档案管理人员以新的眼光看待工伤档案管理工作.首先需要进行业务能力的培训,加强档案管理人员的能力,同时,信息化的计算机管理系统需要参保单位和个人档案资料完备全面,这使得档案管理人员需要不断地提高自已的业务水平,增强管理能力,努力学习,通过增强职业道德修养,提高档案资料的使用和利用效率.

工伤保险档案的管理是社会保险工作开展的关键一环,也是档案管理工作现代化的推广.通过结合工伤保险档案的特点,制定一套适合工伤保险档案的信息化管理的方法,对工伤保险档案管理工作具有促进作用.因此我们始终遵循真实,全面的原则,通过现代化的信息收集和档案管理,为广大工友的工作健康提供保障.